Организация мероприятий

1. Менеджер заносит основную информацию о вебинаре в таблицу подготовленную Coursera за 30 дней до проведения мероприятия. После размещения информации в таблице необходимо отметить в комментарии @aionova@coursera.org, чтобы коллеги взяли в работу и подготовили ссылки*.
2. Coursera подготавливает ссылку для регистрации и ссылку Zoom, размещает ссылку в гугл-таблице и отправляет приглашение менеджеру в течение 2х рабочих дней после предоставления информации. Чтобы удостовериться, что Вы получили ссылку, проверьте папку Спам. Если вы не получили ссылку для входа через 2 рабочих дня после размещения информации в таблице, сообщите об этом сотрудникам ДОО Елене Гусевой (eguseva@hse.ru) и Екатерине Каляевой (ekalyaeva@hse.ru).
3. Менеджер программы размещает анонс мероприятия на лендинге программы на русском и на английском языках в шапке программы.
4. Внимание! Программа НЕ осуществляет дополнительные рассылки или напоминания участникам с адреса электронной почты программы в доменах @hse.ru и @edy.hse.ru, также НЕ создаёт альтернативные ссылки Zoom. Массовые рассылки с корпоративных адресов программ (@hse.ru и @edy.hse.ru) недопустимы во ВШЭ согласно правилам Дирекции по связям с общественностью. Для организации дальнейшей рассылки программа направляет в ДОО информацию и контакты (см. пункт 9).
5. За день до вебинара Coursera направляет информацию о количестве зарегистрированных участниках на мероприятие. Наибольшее число участников регистрируются на мероприятие именно за 1-2 дня, поэтому информация будет наиболее реалистична.
6. В день вебинара менеджер тестирует систему, чтобы убедиться, что все работает корректно. В день вебинара менеджер использует кнопку «Старт» в письме-приглашении, чтобы начать вебинар.
7. Программа проводит вебинар
8. После проведения вебинара (в срок 1-2 дня) программа получает записи вебинара и количество участников мероприятия. ДОО и Coursera продолжают работать с зарегистированным участникам (рассылки, информирование). 
9. Для дополнительного взаимодействия с потенциальными абитуриентами программа направляет в ДОО информацию для проведения  дальнейших рассылок  по зарегистрированныи и посетившим мероприятие пользователям. ДОО делает дополнительные рассылки через систему Unisender.

* Если вы уже внесли какие-либо ссылки Zoom от программы в Гугл-таблицу, убедительная просиба их не использовать и удалить из таблицы.

Мы предлагаем использовать следующий вариант работы:

1. Менеджер программы готовит анонс на русском языке с ссылкой для регистрации на портале.
2. Регистрацию на мероприятие размещаем на портале с помощью опросных форм. Опросная форма содержит стандартные поля: фамилия, имя, телефон и почта. Ссылку на webinar.ru мы не размещаем. 

Внимание! Регистрация на портале обязательно должна вести на опрос по следующему URL:

https://www.hse.ru/webinar/announcements/444960968.html

Это требуется для корректного сбора данных в Google analytics. 

Пример некорректной ссылки анонса:

https://www.hse.ru/ma/economicanalysis/polls/416263793.html

3. Менеджер программы размещает анонс в шапке программы.

Варианты работы с базой контактов на webinar.ru

Вариант 1. За сутки до начала мероприятия подгружаем на webinar.ru файл с контактами, по которым необходимо провести триггерные рассылки с напоминаниями о мероприятии. Слушателям на почту придет ссылка c приглашением и письма с напоминаниями о событии. При необходимости контакты можно добавить на мероприятие позднее (за 1 час до старта в том числе). При использовании этого я варианта мы предлагаем запланировать автоматические напоминания за 1 час и за 15 минут до начала мероприятия. 

Какие уведомления придут слушателю в этом варианте:

1. Приглашение на вебинар программы.
2. Напоминание за 1 час до начала
3. Напоминание за 15 минут
4. Рассылка с записью (если мы ее запланируем)

Вариант 2. Организуем webinar.ru со свободным входом на мероприятие. Все триггерные рассылки в этом варианте будет проводить Валерия Головко через Unisender по базе контактов, которые Вы предоставляете заранее.

Какие уведомления придут слушателю в этом варианте:

1. Напоминание за сутки
2. Напоминание за 1 час
3. Напоминание за 15 минут
4. Рассылка с записью